На фото: Полина Телица в нашем Эстонском офисе бюро переводов ATCG - Перелет рейсом Минск-Таллинн
Мой опыт работы в компании Perevedi.by насчитывает два с половиной года. Когда я заступала на должность менеджера, в отделе было два основных сотрудника, которые распределяли между собой обязанности по приему клиентов, как частных лиц, так и бизнес-клиентов. Работы было много и мы очень старались, помогали друг другу. Я всегда чувствовала поддержу и участие коллектива и руководителей. За это огромная человеческая благодарность! Клиенты всё чувствуют, считывают какая атмосфера в офисе, какие взаимоотношения между работниками. Самая лучшая награда – постоянные клиенты, ты понимаешь, что клиент оценил наши старания, что мы его порадовали и он не хочет нам изменять!
Два с половиной года прошли очень быстро, стремительно. Сегодня у нас функционирует два самостоятельных независимых отдела, отдел по работе с частными клиентами и отдел по работе с бизнес-клиентами. Моя должность сегодня – начальник по работе с частными клиентами. Мы развиваемся каждый день! Для нас важны мелочи, мелочей в нашем деле в принципе быть не может и не должно! Такая позиция нашей компании, которая исходит от руководителей. Я полностью с этим солидарна и этим же принципам учу новых сотрудников!
Вступление важная часть данного эссе, так как важно понять масштабность происходящих изменений. Очень часто для поднятия самооценки психологи рекомендуют выписывать на бумаге свои ежедневные победы, что удалось сделать за эту неделю, месяц, год!
Открытие офиса бюро переводов в Таллинне компании ATCG для нас огромное событие, как появление нового члена семьи! Мне лично посчастливилось отправиться в командировку к нашей коллеге в Таллинн. Для меня это шаг на ступеньку вверх и, в некоторой степени, новогодний подарок. Цель поездки – знакомство, изучение рабочих процессов, обмен опытом, культурное обогащение. Мы растем. Единая структура, дисциплина и отлаженность рабочих процессов – это наш фундамент. Это понимание необходимо передать новобранцам.
Период пребывания в Таллинне 09.12-14.12 т.е практически 6 дней. Каждый день (кроме последнего) заканчивался анализом и выводами касаемо функционирования офиса и протекания рабочих процессов.
Итак, день 1
На фото: офис бюро переводов в Таллинне по адресу Estonia pst 1/3-318
Ранний подъем, 7.00 я в аэропорту, 8.50 вылет. За бортом рассвет, на борту отличное настроение. 9.05 посадка в Таллинне. После быстрого прохождения контроля я скорее двигаюсь к выходу, вглядываюсь в людей и вижу знакомое лицо. Наконец личное знакомство с коллегой по цеху Ларисой. После первого знакомства ощущение, что это наш человек, свой. Общаемся, улыбаемся, выходим из аэропорта, садимся в наш трамвай, едем в офис. 15 минут в пути и мы на месте.
Офис ATCG расположен в центре города, удобное месторасположение это всегда плюс! Поднимаемся в офис, захожу и вижу знакомые мотивы, офисы в Минске и Таллинне схожи. Стены серого цвета, на стене объемный белый логотип, очень уютно. Ощущение, что все знакомо. Распаковала для коллеги белорусские гостинцы. Ларисе все очень понравилось!
Далее мы приступили к рассмотрению особенностей нотариальной процедуры в Эстонии, взаимодействия с переводчиками, оформления сертифицированного нотариального и присяжного перевода. В Эстонии существуют переводчики, зарегистрированные при нотариальных конторах и присяжные переводчики, которые, по сути, функционируют самостоятельно. Также право перевода имеют и нотариусы. Если факт владения иностранным языком подтвержден, нотариус может заверить перевод также самостоятельно.
Для оформления присяжного перевода, необходимо обратиться к присяжному переводчику. Присяжный переводчик имеет право заверения копий документов (как эстонских документов, так и иностранных документов), а также подтверждения верности самостоятельно выполненного перевода. Для получения должности присяжного переводчики, кандидатам необходимо пройти специальный экзамен на подтверждение своих знаний при Министерстве юстиции.
Также перевод может выполнить переводчик, зарегистрированный при нотариальной конторе, после чего его подпись будет подтверждена нотариусом. И, наконец, сам нотариус при условии владения иностранным языком, может выполнить перевод и подтвердить его верность. С 1 января 2020 года право перевода документов полностью перейдет к присяжным переводчикам.
Что касается процедуры проставления апостиля, в Эстонии данным полномочием, заверить документ апостилем, владеет нотариус.
Значимым отличием касаемо порядка оформления документов, является электронный документооборот. Документ можно запросить в электронном виде, также подписать его цифровой подписью и, к примеру, поставить электронный апостиль. Важный факт, что для предоставления такого документа в органе другого государства электронной формы не всегда достаточно. Лучший вариант, распечатанный официальный документ, подписанный лично и заверенный официальной печатью.
Также в первый день знакомства к нам присоединилась наш стажер Влада. Для Влады мир переводов пока абсолютно новый и незнакомый, поэтому обучение происходило с самых азов. Впечатляющим фактом стало то, что эстонцы в большей массе на хорошем уровне владеют английским языком и русским языком. Влада и Лариса свободно говорят по-русски, хорошо по-английски и их основной язык эстонский. Влада, плюс этому владеет финским языком, так как прожила в Финляндии 3 года. То, что наше общение происходило на русском языке, очень облегчало понимание друг друга и давало нам возможность взаимодействовать максимально эффективно!
В конце первого дня Лариса помогла мне с заселением, показала путь к отелю. Мы прошли check-in, осмотрелись. Апартаменты оказались очень уютными, практически в 5 минутах ходьбы от старого города и офиса. Из окна сказочный вид на старый Таллинн.
Второй день
На фото: сотрудники офиса бюро переводов в Таллинне за работой
Во время второго рабочего дня отличительным событием стал наш первый оформленный заказ на устный перевод. До этого Лариса не принимала заявки на устный перевод, так как нет базы устных переводчиков. Но переводчики есть, просто их нужно найти. И здесь нам помог Гугл, никакой магии. Удалось обзавестись нужным контактом, согласовать условия и оформить заявку. Таким образом мало-помалу закладываются кирпичи в фундамент. В ходе процесса поиска Лариса вспомнила о своей знакомой, которая также работает переводчиком языковой пары турецкий – эстонский т.е. мы могли уже выбирать, кого пригласить поработать.
Отметила боязнь Ларисы делать более высокую стоимость заказа из-за страха упустить клиента. Я могу это понять, так как в нашем бюро одни из самых высоких цен по городу и мы часто слышим интонацию удивления или недовольства при запросе стоимости. Для того, чтобы не чувствовать себя неловко, нужно всего лишь проанализировать из чего состоят наши услуги, какой путь проходит заказ от процесса приема до процесса выдачи готового перевода. Когда приходит ясность о затрачиваемых усилиях и вовлеченности штата менеджеров, переводчиков, редакторов и т.д стоимость становится вполне обоснованной, если даже не малой.
Также на второй день во время обеденного перерыва состоялось первое знакомство со старым городом. В первую очередь мы заглянули на Ратушную площадь. Накануне новогодних праздников все украшено, работала ярмарка, была оформлена концертная площадка и, конечно, большая елка по центру. Сказочно! Без слов!
Надо отметить, что моя коллега Лариса отлично знает город и стала настоящим гидом-экскурсоводом на время моего присутствия! Я только успевала поворачивать голову по сторонам во время ее рассказов об архитектуре и истории различных зданий.
Третий день
На фото: Полина и сотрудники Эстонского офиса во время прогулки по предновогоднему Таллинну
На третий день у нас было намечено украшение офиса новогодней атрибутикой и создание ощущения праздника. Мы приобрели все, что необходимо, огни, шары, нужный декор и офис преобразился. Атмосфера праздника воцарилась и была запечатлена памятными снимками!
Также рассмотрели с коллегами процесс ведения клиентской базы Perevedi.by, процесса оформления заказа, обработки, выдачи и хранения файлов. Выявлено, что в ATCG процесс хранения файлов не систематизирован.
Завершался третий день поеданием вкусных колбасок с жареной капустой, брусничным соусом и невероятно вкусным черным хлебом у елки на Ратушной площади. Нужно было видеть наши счастливые и довольные лица! В тот вечер Лариса устроила мне настоящий экскурс по улицам старого города Таллинна. Три часа мы гуляли по старым улочкам с глинтвейном в руках. Волшебство и магия! Это были невероятные эмоции!
Четвертый день
Событием четвертого дня стало посещение местного LocLunch. Это мероприятие, призванное объединить специалистов переводческой сферы и сферы локализации. Во время встречи люди знакомятся, делятся опытом, обмениваются своими историями, в конце концов, чувствуют свою причастность к большому конгломерату. У каждого пришедшего свой опыт, свой взгляд и очень интересно было услышать истории наших собеседников. Среди нас были выходцы из Италии, Эстонии, Норвегии, Беларуси, Канады. Это ли не прекрасно? У каждого был свой путь, который привел его в данную профессиональную область, но, тем не менее, мы понимали, что делаем одно дело. Важно, что мы смогли познакомиться и обзавестись новыми контактами переводчиков!
После возвращения с ланча поступил звонок от заказчика. Ошибка в переводе. Лариса была расстроена! Ошибки это всегда неприятно, тем более для заказчика менеджер ответственное лицо и разрешать ситуацию необходимо менеджеру. Я объяснила Ларисе, что ничего страшного нет. Нет компаний, где всё протекает идеально, и нет конфликтных или спорных ситуаций. Просто нужно понимать, как правильно действовать в таком случае.
Помимо этого для удобства работы для коллег был составлен перечень исполнителей с контактными данными и тарифами. Данную базу можно использовать в случае необходимости сертифицированного перевода, не требующего заверения у нотариуса.
Завершения дня стал поход в СПА-комплекс Калев. Кстати, из рассказов Ларисы я узнала, что Калев – это богатырь-великан согласно эстонской мифологии, народный символ. Под маркой Калев выпускаются кондитерские изделия, очень вкусный шоколад. Белорусским коллегам очень понравился! Поход по рекомендации в сауну Oazis позволил как следует расслабиться и прогреться!
Пятый день
Пятый день начался с оформления заявок, обучения Влады коммуникации, приему заказа, работе с базой AmoCRM и Invoicely. К нам заходили переводчики. Мы закончили подготовку заказа для белорусского гражданина, что было для нас очень полезно. Заказ состоял из запроса документа через электронную базу, оформлялся перевод на русский язык, далее документ заверялся апостилем у нотариуса. К нам в Perevedi.by в руки также попадают эстонские документы либо с готовым переводом, либо без перевода. Совместив наши знания, мы можем перенаправлять клиентов в офис Perevedi.by для грамотного оформления перевода и заверения. Перевод и заверение в Эстонии не гарантирует успешную подачу и прем документа в инстанции РБ.
Во второй половине дня у нас было намечено дальнейшее знакомство с историей Эстонии, как морской державы. Мы отправились в Морской музей Эстонии в Толстой Маргарите. Толстая Маргарита – это башня Таллинской городской стены, построенная в 16 веке. Когда-то башня была тюрьмой, сейчас это музей. Посещение музея стоит обязательно включить в программу, история развития судоходства, пароходства и кораблестроения – важная и значимая часть Эстонии.
После увлекательного похода и осмотра экспозиции мы отправились на Ратушную площадь. В пятницу намечалось представление на сцене у елки. И действительно так, Санта веселил со сцены туристов с разных концов планеты, Японии, Карелии, России, Норвегии, США. Это было очень мило и очень смешно! Завершился вечер ужином в ресторане «Olde Hansa» или «Старое племя» в переводе со старо-немецкого. Ресторан специализируется на блюдах средневековой кухни. Внутри невероятно атмосферно: повсюду свечи, деревянная состаренная мебель, имитация 15 века. Кухня очень вкусная!
Так пролетела рабочая неделя. Стремительно, с огромным багажом новых эмоций, впечатлений и знаний! В запасе остался еще один день. Этот день должен был стать днем моря.
Итоги практики
На шестой день Лариса с супругом забрали меня с чемоданом для того, чтобы исполнить маленькую мечту, поехать к морю, точнее к заливу. Мы проехали мимо порта, у причала был огромный паром! Проехав полосу хвойного леса, мы остановились и пошли гулять по берегу, морем нужно дышать. Это были детские эмоции радости и счастья. Холодный залив меня согрел!
Попрощавшись с заливом нас ждало колесо обозрения. Высота колеса 120 метров над уровнем моря. С высоты открывается панорама на весь город, озеро, аэропорт, залив. Лариса говорит, на колесе стоит кататься летом или когда выпадет снег, совсем другой вид. После вкусного обеда в местной бургерной под звуки живой музыки, пришло время ехать в аэропорт.
Подводя итоги командировки, хочу отметить следующее. В первую очередь это была честь использовать данную возможность и ощущение гордости за нашу команду, за наш общий труд! Нельзя не отметить, какой теплый прием мне был оказан, участие моей коллеги меня поразило и очень тронуло. Меня встретили, как хорошего друга, а проводили как родственника с подарками и гостинцами. Мы очень ценим профессиональные взаимоотношения, но не забываем о человеческих ценностях и ставим их во главу!
В который раз убеждаюсь, насколько важна взаимная поддержка и доверие. Мы всегда готовы помогать друг другу в решении вопросов, подсказать, как лучше поступить в той или иной ситуации. Это очень важно, когда ты знаешь, что ты не один. Мы трудимся в одном поле.
С опытом приходит понимание - нет невыполнимых задач. Есть задачи, которые требуют больше времени и усердия, есть задачи, которые требуют креативного взгляда, есть те, которые требуют совета со стороны. Иногда очевидные вещи лежат на поверхности. Они очевидны кому-то, но не нам. Поэтому очень важно осознавать главные принципы и ориентиры, но всегда быть открытым новому, новым идеям и взглядам.
Никогда не стоит бояться ошибок. Все делают ошибки. Иначе невозможно вырасти, если не пробовать и не ошибаться. Главное, сделав правильный вывод из полученного опыта и использовать его в дальнейшем во благо. Совместно мы определили слабые места, над которыми нужно поработать, дабы улучшить взаимодействие между офисами и повысить продуктивность.
В завершение хочется отметить, что Таллинн – это город с историей, город с душой. Его еще называют купеческий город у холодного моря, где можно бродить часами, всматриваясь в старину 15 века. Побывав в Таллинне, остаться к городу равнодушным просто нет шансов!
А далее мы намечаем для себя новые задачи и двигаемся в нужном направлении. Продолжаем идти по нашему иногда непростому, кропотливому, но очень интересному пути. А Таллинн и Минск будет ждать у себя новых гостей!
